Почта на своём домене: зачем и как завести

Чем плох бесплатный ящик, если он работает

Он работает, и письма с него доходят. Проблемы у него другие.

Первая — доверие. Адрес на бесплатном сервисе ничего не говорит о том, что за ним стоит бизнес: такой же адрес бывает у частного человека и у мошенника. Контрагент, который впервые получает от вас счёт, смотрит на адрес отправителя раньше, чем на содержимое письма.

Вторая — спам. Почтовые службы проверяют, имеет ли отправляющий сервер право посылать письма от имени этого домена. У вашего собственного домена такие разрешения настраиваете вы, и они работают предсказуемо. У бесплатного ящика, с которого рассылку делает сторонняя программа или сайт, проверка часто не проходит — письмо попадает в спам молча, без уведомления вам.

Третья, и самая дорогая — принадлежность. Бесплатный ящик оформлен на физическое лицо по правилам сервиса. Телефон восстановления в нём — личный, доступ к нему один, передать его по акту нельзя. Уволился менеджер — с ним ушла история общения с клиентами. Поссорились с подрядчиком — ушёл ящик, на который приходили заявки. Механика та же, что с доменом, и разобрана в статье «На кого регистрировать домен».

Как это устроено, если не вдаваться в технику

Сам домен писем не хранит. В его настройках есть записи, которые сообщают всему интернету, куда доставлять почту для этого адреса: они называются записями MX и указывают на сервер, который почту принимает. Браузер, который открывает сайт, смотрит на другие записи того же домена.

Отсюда главное следствие: сайт и почта могут жить у разных поставщиков, и это не костыль, а обычная схема. Сайт — на хостинге, почта — у почтовой службы, домен — у регистратора; связывают их записи в карточке домена. Что такое хостинг и чем он отличается от домена, мы разбирали отдельно.

Кроме записей доставки есть записи, которые защищают ваш домен от подделки. Их три, и назначение у каждой простое: одна перечисляет серверы, которым разрешено отправлять письма от вашего имени; вторая добавляет к каждому письму подпись, по которой получатель проверяет, что письмо не изменили в пути; третья говорит, что делать с письмом, не прошедшим обе проверки. В панелях они подписаны как SPF, DKIM и DMARC. Это открытые стандарты, а не услуга отдельного сервиса: SPF описан в RFC 7208, DKIM — в RFC 6376, DMARC — в RFC 9989, который заменил прежний RFC 7489. Без них от вашего имени может рассылать спам кто угодно, а ваши собственные письма попадают в папку «Спам» у получателя.

В каком порядке это заводится

Порядок важен: если переставить шаги, почта на день-два пропадёт.

1. Домен оформляется на компанию или ИП — не на подрядчика и не на сотрудника. Всё дальнейшее опирается на доступ к карточке домена.
2. Выбирается поставщик почты. Смотреть стоит, где физически хранится почта, сколько ящиков даёт тариф, есть ли вход по обычным почтовым протоколам (чтобы читать письма в своей программе, а не только в браузере) и что происходит с письмами при неоплате.
3. В настройках домена прописываются записи доставки — те самые MX. Старые записи при этом удаляются: две схемы доставки одновременно не работают.
4. Домен подтверждается. Поставщик даёт проверочную строку, её добавляют отдельной записью — так он убеждается, что домен действительно ваш.
5. Включается защита от подделки — те три записи. Этот шаг пропускают чаще всего, и именно из-за него потом «письма не доходят».
6. Заводятся ящики и переносится старая переписка. Перенос делается до того, как старый ящик закрыт.

Изменения в записях домена расходятся по интернету не мгновенно: от нескольких минут до суток. Поэтому записи меняют утром рабочего дня, а не перед выходными, и в этот день держат старый ящик включённым.

Почему заявки с формы не стоит отправлять на бесплатный ящик

Письмо с формы заявки отправляет сервер сайта, а не человек. Для почтовой службы получателя это письмо от программы, и проверяют его строже обычного. Когда адрес получателя и домен сайта совпадают, картина для проверяющего непротиворечива: сайт, домен и ящик — одно хозяйство. Когда заявки с сайта уходят на бесплатный ящик, письмо выглядит как рассылка от неизвестного отправителя, и часть таких писем оседает в спаме.

Но даже правильно настроенная почта — не повод отправлять заявку в одно место. Форма ломается молча: сменился хостинг, истёк доступ, поставщик обновил правила — и писем просто нет, а вы об этом узнаёте от клиента через неделю. Поэтому заявка всегда дублируется во второй независимый канал: мессенджер, второй ящик у другого поставщика, запись в таблицу. Раз в месяц полезно отправить тестовую заявку самому с телефона и проверить, пришла ли она и куда легла. Подробнее про саму форму — в разборе «Форма заявки».

Где почту обычно теряют

Четыре случая, и все они происходят не из-за техники.

• Почта оформлена на личный аккаунт подрядчика. Ящики заведены в его кабинете, платит он со своей карты, вам присылают пароли. В день, когда он перестаёт отвечать, вы не можете ни завести новый ящик, ни прочитать старые.
• Записи почты потерялись при переносе сайта. Самая частая авария. Сайт переезжает, у домена меняют служебные серверы на новые — и записи доставки не переносят, потому что про почту никто не вспомнил. Сайт при этом открывается, и всё выглядит хорошо: входящие письма просто не приходят, без ошибки и без уведомления.
• Вместо ящика сделана пересылка. Адрес на домене есть, но это не ящик, а перенаправление на бесплатную почту. Письма приходят, а отвечать приходится с личного адреса, и в переписке у клиента остаётся он. Архива на домене не остаётся тоже.
• Один ящик на всех. Пароль знают четыре человека, прочитанные письма исчезают из списка, кто кому ответил — неизвестно. Это держится до первого спора с клиентом.

Сколько ящиков нужно и какие адреса завести

Адреса заводятся по ролям, а не по людям: роль остаётся, когда человек уходит. Небольшому бизнесу обычно хватает четырёх-пяти ящиков.

• Общий адрес для всего входящего: info@ или mail@. Его публикуют на сайте и в документах. У нас это mail@ofortstudio.ru.
• Адрес для заявок с сайта — отдельный, чтобы обращения не смешивались с перепиской и чтобы по нему было видно, работает ли форма.
• Адрес для документов и денег: счета, акты, банк, личные кабинеты. Его не публикуют нигде.
• Личные ящики тех, кто общается с клиентами, — по имени: с них отвечают и в подписи указывают именно их.

Десяток ящиков «на будущее» заводить не надо: неиспользуемый адрес начинает собирать спам, а следить за ним некому. Перед уходом сотрудника его ящик не удаляют, а закрывают на вход и оставляют архив на месте: это и есть то, из-за чего почту держат на своём домене.

Что делать с почтой при смене домена или названия

Новые адреса заводятся на новом домене, но старый домен не отпускают. Продлевают его как минимум год-два и настраивают пересылку со старых адресов на новые — иначе письма от контрагентов, у которых в карточке записан прежний адрес, начнут возвращаться с ошибкой, и узнаете вы об этом не от них.

Дальше — скучная, но обязательная часть. Адрес меняют в договорах (там он часто указан как канал для официальных уведомлений, и менять его нужно уведомлением второй стороне), в реквизитах, в карточках на картах, в кабинетах банка и сервисов, в подписях.

Нужна ли почта на домене небольшому ИП

Честно: если вы работаете один, клиенты пишут вам в мессенджер и никаких рассылок вы не делаете, большая часть аргументов выше не про вас. Почта на домене остаётся нужна для двух вещей — обмена документами с контрагентами, банками и государственными сервисами, где мессенджер не принимают, и приёма заявок с сайта, чтобы они не падали в спам и не привязывались к личному адресу.

Это не повод отказываться, потому что цена вопроса — одно действие в панели. У нас домен .ru на первый год входит в любой тариф, а при обслуживании «База» за 4 900 ₽ в месяц продление домена и хостинг остаются на нас; состав тарифов и доплат собран на странице цен. Ящики на домене заводите вы сами: пароли к рабочей переписке у подрядчика храниться не должны.

Проверить, в порядке ли у вас дела с почтой, можно двумя вопросами, и оба не про почту. На кого записан домен и у кого есть доступ к его записям. Пока ответ на первый — «на нас», а на второй — «у нас», ящики можно менять, переносить и заводить заново в любой момент. Если ответ другой, самая аккуратная настройка защиты от подделки не помешает чужому человеку выключить вашу почту одним движением в карточке домена.